在此之前为了能够更好的进行档案管理，因此大多数的人都会选择实体方式，打印出来的各种纸张一旦存储不当，即有可能会损失惨重，因为在使用普通存储方式时，的确出现了大量的问题，自从选择了档案管理系统之后，便成功解决了这些较为常见的难题。
实体档案遭受强光直射，纸的表面容易发黄发硬易破碎。这其实是最为常见的一大弊端，传统的存储方式并不是不行，只是几乎所有的纸张都有可能会面临着这一大难题，在存储于一般环境后，极有可能会出现类似问题，而且这种反应是可逆的，时间久了之后，上面的字迹就变得不再清晰了，而专业的档案管理系统正好解决了这样的难题。
不通风的环境里空气湿度不断加大，纸张会变得模糊或者霉变。在一些相对潮湿的环境当中，的确有可能会出现类似的问题，而且空气湿度是很难被控制的，如果空气湿度偏高的话，极有可能会使得周围环境变得过于潮湿，将纸张存储于潮湿环境之下，问题自然也就出现了。但是自从使用了档案管理系统之后，类似的问题便被成功解决，至少对于存储空间方面并未提出太高的要求，在整个存储过程中，几乎不会对周围环境产生任何的硬性要求。
在高温环境下，纸张寿命会变短。或许就是在这种问题的影响之下，很多人直接选择了档案管理系统，这款系统可以汇总大量的信息，并且避免储存问题的出现。其实这是一款看不见摸不着的东西，但是与手机或者电脑连接之后，却可以出现在大家的面前，而且在用于存储资料时，也基本上不会受到任何的影响。
既然现在的档案管理系统拥有着这么理想的口碑，那么毫无疑问，这款产品的功能性注定是足够强大的，传统型的存储方式已经渐渐的被淘汰掉，或许就是因为传统型产品要求，大家被迫面临许多问题，而且这些问题难以被解决，因此人们心中的天平才会慢慢的朝着电子化设备倾斜。
