自从电子档案管理系统出现以后，便为各大企事业单位的现代化管理提供了完整的解决方案，它可以满足电子档案的移交接收、长期保存、共享利用，与此同时在安全性方面上也相对卓越，所以在这一系统的帮助之下，人们的日常工作才变的越来越便捷。
档案移交接收。拥有档案之后，极有可能会与其他负责人拥有往来关系，如果需要完成交接过程的话，需要大家谨慎操作，因为不小心泄露他人档案后，极有可能会造成不可挽回的损失，这种问题一旦出现，作为负责人的自己，就有可能会毁灭掉未来的前程，所以为了避免这类问题的出现，越来越多的人都开始使用专业化的电子档案管理系统。在整个信息传递过程当中拒绝第三方介入，可以快速完成信息传递工作，但是却不会出现任何的泄露现象。
长期保存。如果打算长时间保存某些档案的话，是否有可能会丢失呢？在此之前，人们也曾经接触过许多同类型的产品，事实证明这些软件看起来不错，但是却只能够进行档案以及文件的临时储存，超过一定年限后并会丢失，但是电子档案管理系统已经经过了反复的审核和认定。实验结果显示，即便在里面储存了很长一段时间，也不会出现信息丢失等问题，所以大家可以放心使用。
共享利用。有时资料是需要进行共享的，频繁进行共享会耽误大量时间，电子档案管理系统可以为大家提供专业平台，大家可以将待分享的资料全部上传到固定平台上，但凡是登录该平台的业内人士，都可自行下载。对于下载的次数并未做任何的限制，所以总能做到人人有份，而且下载效率向来很高安全性高。
其实在真正使用了电子档案管理系统之后，人们才意识到它的安全性质有多高，每次使用和查看时都需要输入密码，同时还要完成身份的验证。如果输入的密码是错误的，或者认证工作并未通过，那么大家没有任何权利去完成接下来的一系列操作。
