说到了公司的档案管理，很多人联想到的就是一个大型的数据库，看到的是一个很大的房间，里面放置各种各样的资料，当然这只是以前的看法了，现在根本就不这样，当然有些企业仍然是用纸质文件来保存资料的，这个确实也存在。但是已经有大部分的企业选择档案管理系统，进行档案管理，数据管理，文档管理，资料管理的过程当中，得到了良好的效率提升，今天我们再来了解一下这种管理系统的优势是什么。
档案管理系统首要优势就在于分类明确，档案系统可以进行多个子文件的建立，可以建立多个不同的目录，用来放置合理的资料，最底层都是属于报表文件文档等等重要信息，我们打开到了最底层就能够看到自己需要的信息，这就相当于一个档案盒子。为一个目录命名，然后下面分支很多结构，按照不同的结构来进行分档管理，这是高效率管理的开始。
管理数据的过程必然很麻烦，所以就需要专业化的系统软件，应用专业化系统软件来管理，效率更高，而且管理的整个效率，都会比之前管理效果更好。档案管理系统是属于一次性的投入，后期一直稳定受益。档案数据很多，不可能全都使用纸来保存，这样的话很容易造成损失，如果遇到了火灾，遇到了水灾，或者遇到了资料丢失的情况，这个确实对公司损失很严重，但如果使用的是这种系统软件保存，就完全没有这些可能性了。
档案管理系统是一种高效率的应用方式，为整体的应用提升了效果，为整体工作提升了效率，让一家公司原本复杂的档案管理变得清晰明确，让一家公司所有的数据都不受风险的威胁，安全高效率就是软件的优势。在整体方面想要提高工作效率，就需要对于整体的档案信息进行有效率的管理，档案的管理不再复杂，数据不再受到风险的威胁，这是一家企业信息安全的必要条件。
