资料从纸质版到数字版的转换，不仅节省了存储空间，还节约管理成本。像档案管理就是一项需要技术的工作，管理不是简单地将文档放到一个文件中，而是需要分门别类，便于检索查询，同时还要保证档案的完整性和安全性。利用文件管理系统可以做到这些，不需要人工分类，它能自动生成类目，可以帮助用户整理好档案类型，快速找到想要的资料。
档案管理是门学问，管理恰当对后续的工作提供帮助。好的管理者能一眼看到文件的本质，能将这些数字化的文件放到合适的文件夹中。对于一些刚起步不久的企业来说，这样的管理工作似乎不能很快上手，但是档案管理工作又不能拖延，需要及时处理。文件管理系统提供文件导入、文件分类、文件检索等服务，这样就不需要消耗太多的时间对杂乱无章的文档实行分类了。在文件管理系统中还可以建设各种文件模块，在上传的时候，只需要将相应的文档传输到该文件模块中即可，这也算是完成了文档分类。如果是已经做好分类的文件，直接上传也是没有问题的，文件管理系统支持上传文件夹。
在档案管理这块需要多个部门共同操作，为不同职位的人设定相应的权限，大家可以在合适的时间里上传手里的资料，再由档案管理人员加以整理。在线文档可以读取、下载，也可以删除、分享，这些档案文件可以实现线上编辑和管理。档案的安全性非常值得注意，将档案传到文件管理系统中，可以设置阅读权限，非内部人员不可获取资料。这个系统可以被当作网盘使用，当公司的员工出现离职或者退休情况的时候，可以随时调取该员工的档案，是采取隐藏处理还是删除处理，就由管理人员决定了。这些档案文档都可以进行备份，也可以分享到其他部门。可以查询操作日志，也可以管理下属用户账号，确保资料安全的同时，给档案资料找到安身之所。
