面对日益复杂的生产管理形式，以及应对复杂多变的市场环境，文档管理系统经受住了海量文档移交、流通、存储和利用的考验，实现了文档业务的信息化、自动化。
基于文档管理系统的构建，可以实现文档管理的高效化、科学化，即能够实施统一的标准化的文档信息的管理，包括统一的入口、统一的文档元数据标准、统一的流程引擎、统一的文件库和档案库。不同文件档案的集中管理，非常有利于文档集中处理、跟踪和质量管控。
从企业文档管理发展实际来说，企业工作者在工作过程中，会产生大量的电子文档。一些电子文档再次编辑更新之后，没有及时地对源文件进行覆盖删除，文档存在着重复等现象，导致部门内部文档信息繁杂、冗余。对于传统的电子文档管理，需要由专人对文档进行管理分类以及存储。基于文档管理系统的构建，可以实现文档分类整理过程的自动化与智能化，其能够结合文件的类型进行统一分类管理，有利于企业文档管理效率的提升，且也可以方便企业用户随时地调用企业内部文档信息。
对于企业管理来说，其内部部门分工较为明确，不同的部门每天都需要流转大量的文档信息，传统的文档管理方式，对文档的共享与传播过程并不友好，一方面文档信息的发布可能会受到传播范围的限制，另一方面，文档信息获取的不及时，不能够实现随时随地进行信息共享。企业所构建的在线文档管理系统，可以实现对文档内容的集中管理、集中发布，企业内不同部门的员工可以根据个人部门所属以及权限，对相关的稳定信息进行获取。
除了能够保障文档信息在传播、流转过程中具备高效的优势，在企业文档信息管理过程中，规范的文档管理系统，也可以保障文档信息存储的恒久性以及安全性。与纸质文档保存相比，在线文档系统内文件不容易损坏与丢失，且可以通过数据加密、权限设置等方式，最大限度地保障文档系统的安全性与稳定性。
