站在企业的角度来说，使用文档管理系统的时候，都希望它有很好的方便性，当然，这种系统的方便性也是有前提的。首先就需要让系统服务商有很好系统研发能力，这种系统在服务中也是需要研发的，如果是在研发之时没有很好的设计，也就会让方便性有所下降，比如说用户端的设计没有合理性，菜单没有优化，也或者是界面过于复杂等等，都会造成使用中的麻烦，在整个行业之中，这方面是有很大差异的。
有些用户端正是因为设计不合理，让企业在使用文档管理系统的时候有了很大的麻烦，不但提高了操作人员培训费用，而且也耽误了更多的时间。当然，这种文档是不是有方便性，也在于操作权限上的设置，其实这种文档的管理系统不只是对文档进行管理，也要对文档进行操作，而这也就需要在操作中有不同的权限，有些是有修改和操作的权限，有些是只有阅读的权限等等，如果是这方面不合理，也难有操作中的方便性。
而且在这种文档管理系统中，也会镶嵌很多文档类的软件，软件是不是符合操作习惯，也和方便性有很大关系，有些软件在设计不合理，也会因此影响到方便性，而且当这种系统没有更好的兼容性之时，也会让它的方便性下降，对于文档类的软件来说，不同的人会有不同的使用习惯，会有不同的软件，如果是系统不兼容，也会因此让它的方便性有所下降。
当然，这种文档管理系统想要提高方便性，除了要有更好的技术之外，还需要有更好的硬件，因为这种系统是通过云端来完成的，连系统带给用户的文档都是在服务商服务器上运行的，如果是服务器的环境不好，空间太小等等，都会有相应的影响，因为无法放置更多的文件，就会因此影响到用户的方便性，所以在整个行业之中，往往是大型的服务商在方便性上更好一些，因为他们的硬件条件更好一些。
