企业日常办公过程中有大量信息资料需要处理，在传统办公方式中，一般会采用纸质文档的存储方式较多。随着信息化建设的推进，企业的办公技术不断成熟，电子文件作为信息载体的占比也越来越高，如何对其进行有效管理，提高办公效率，是各个单位面临的重要问题之一，文件管理系统的出现，为企业文件管理效率的提升以及管理安全性的提升提供了一定的支持。
基于文件管理系统，企业内的员工可以将个人电脑上的公用电子文件全部转移存放到系统平台上进行管理，系统平台提供传输效率高、稳定性好的文件访问服务，进一步提升了文件的存储以及管理的效率。
文件管理系统的本质是实现文件的高效存储、分类管理。因为在文件管理系统中会根据不同管理人员的层级进行访问权限的设置，确保相关文件的安全性，如对于一些企业机密信息，仅有企业高层管理者具有访问权限，而对于一些通知类文件，则全员都具有访问权限。
基于文件管理系统，可以通过数据加密、数字证书加密等方式，确保文件存储的安全性。与传统纸质文件相比，信息化的文件管理系统的存储功能具有智能化、轻量化的特点，电子文件管理系统，无需占用大量的空间进行文件的存放，仅仅需要通过服务器的构建以及数据云平台的搭建，就可以满足企业大容量文件的存储需求。
针对于文件修改以及查询状态的追溯，文件管理系统可以对系统内存储的电子文件操作记录提供查询， 例如当用户打开文件需要有记录日志， 修改文件都会有历史版本可供随时查询，便于相关文件管理人员对文件的管理状态进行全面的掌握。
在企业文件管理系统运行安全性管理方面，为规避网络攻击、文件信息的泄漏，整个系统设计为一个独立的局域网，与其他网络进行物理隔离，并设定网络安全防护措施以避免未授权的网络客户端对系统进行访问造成资料外泄。用户访问或编辑文件时才登录服务器，这样最大程度上保证了文件的安全性。
