文件分为多种形式，有纸质版的文件也有电子版的文件。基本上任何一个公司都包含有这两种不同类型的文件。而针对这两种不同类型的文件在进行管理的过程中给广大的公司管理者平添不少烦恼。而现如今有了文件管理系统之后便可以有效地有效地进行文件管理。
文件管理系统的功能非常多样化，主要涉及了文件的集中存储功能，实现对文件的多样化管理、文件的权限管理以及集中管理之后方便文件进行全文搜索。同时在文件管理系统中还会对文件的数据进行备份等等，现在就让我们简单了解一下它的功能性。
- 集中存储，数据备份：
在没有文件管理系统的时候，对公司的文件进行管理就比较分散化，毕竟公司的员工不单单只有一个人。但是现在有了文件管理之后。会搭建统一的共享文档，在大数据之下对公司的文档进行统一的集中存储，这样不仅可以节约人工成本，同时也能够有效地防止文件出现丢失的情况。不单单如此，在文件管理系统中会对整个数据库的文件进行相应的备份，起到保护数据库的功效。同时有了数据库系统之后还可以保障数据内部的安全。用户在使用的过程中可以自动设定备份时间，到达一定时间之后系统会实现自动备份，这样可以规避因遗忘而造成的损失。
- 有效的权限管理和文件设密：
在文件管理系统中是可以针对不同用户以及不同的部门设定相应的权限管理。基础部门的员工不得访问高层管理者的文件。这样的权限管理可以有效地保证公司机密文件的安全。同时还可以对用户的下载、删除等操作进行管理，从而有效地避免不良情况发生。在对文件进行系统管理的过程中，对文件采取加密存储可以有效地防止文件的扩散。充分保证企业数据的安全性和可靠性。
一个好的文件管理系统在模块的设定方面是非常清楚的。这样一来无论是哪个部门的员工在进入到管理系统的时候都能够清楚自己应该进入哪个模块，从而方便员工进行操作。
