企业文件数量庞大，单靠人工管理很容易出错。管理不善很容易在调取资料的时候查找不到，这类文件就会被彻底尘封。电子文件管理系统解决企业文件管理中遇到的各种问题，合适的管理系统不仅帮助企业管理好文件，还能防止文件丢失或者被恶意篡改。
选择电子文件管理系统之前，先要知道如何管理文件。当文件数量比较多的时候，要将它们分门别类。同类的文件放到一个文件夹中，重要的文件要上锁，常用的文件标注好放在显眼的位置等。管理文件理论上技术含量不高，但是需要管理者有很大的耐心。任何细节上的错误，都可能导致文件使用率下降。管理文件包括这些步骤：收集、编辑、存档、统计、再利用。哪个环节出了问题，都会导致后续使用遇到障碍。选择的电子文件管理系统应该能确保每个环节顺利进行，而且还能有效率地完成任务。常见的电子文件管理系统其实就是一个个的网盘，这里可以存储文件，可以调用文件，但是只是具有存储功能的网盘似乎不能满足人们管理文件的需求。
企业发展需要有合理的文件管理系统，除了将文件放置到安全区域之外，还要随时能检索到它们、使用它们。这样才能展现出文件该有的价值。在选择电子文件管理系统的时候，先分析自己的需求，了解文件的类型。文件管理系统若能支持各类文件的传输和使用，那就太好了。在文件管理的过程中，企业往往想要实现非常多的功能，比如在线预览、共享、下载、编辑等。既然已经确定了目标，就沿着这个方面进行选择。不是功能多的文件管理系统就适合自己，功能明确、操作简单、页面干净的管理系统具有更多优势。在接受服务的时候，一定得清楚该服务的价格。不能盲目选择文件管理系统，它将是自己今后频繁接触的工具，要有合理的开支预算，要突出文件管理系统的性价比。
