如何建立技术文件管理系统?

作者:云帆互联
时间:2022-09-29 15:53

随着企业的不断发展和进步,企业内部的业务范围和流程也会逐步完善,技术文件是企业的重要组成部分。如果技术文件没有得到有效的管理,必然会对产品设计、研发、制造等重要环节产生影响。因此,技术文件管理系统的编制和完善是企业可持续发展的基础和关键。

01企业技术文件管理系统的编制思路和流程

建立健全的企业技术文件管理制度,一般是梳理企业业务涉及的技术类文件模板、文件类型,文件保密程度等相关管理需求,确定企业文件管理系统模式,对整理后的技术文件按文件类别进行汇总整理。企业文件管理系统信息化,一方面替代人工纸质文档维护,可以缩短维护周期,另一方面提高企业技术文件管理系统的维护效率,降低企业员工维护错误率。

02整理企业技术资料

企业技术文件管理系统的整理是建立技术文件管理制度的基础和最重要的环节,主要包括技术文件的收集和整理两个步骤。

03确定技术文件的类别

企业标准化职能部门在对技术文件进行整理和分析后,组织企业其他相关部门根据技术文件的属性和用途对企业的技术文件进行分类。

04汇总整理技术文件

由于企业技术文件管理系统的整理是根据本部门所涉及的技术文件、规范文件、大纲文件、方案文件、制度和法规文件、目录文件、技术和总结报告文件进行的。

05制定相应的企业技术文件管理规定

  1. 规范技术文件管理规章的基本要求
  2. 企业技术文件编号规则

企业技术文件管理系统的建立是企业发展的基础。不仅增强市场竞争力,还可以提高员工的工作效率,降低企业管理成本。

文件管理系统特点有哪些?

  1. 权限控制

为了防止其他无关人员误操作电子文档,文档管理系统开发了权限控制功能,不仅可以针对不同的个人用户,还可以针对不同的岗位和部门。

  1. 全文索引

文档管理系统中的索引功能不仅支持对Office和PDF文件进行索引,还支持打开后对文档进行索引,以便找到所需的文档。

3.操作数据

为了防止机密文件的泄露,文档管理系统设置了操作统计功能。

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