合同管理系统对企业的重要性有哪些?

作者:云帆互联
时间:2022-11-14 09:38

 

 

合同管理系统可以促进企业的经济效益,防止诉讼,起到不可替代的作用。

传统合同管理存在的问题

  1. 大量的纸质合同和数据给合同管理带来了不便,查找和整理的时间也会更长,效率低,通过合同管理系统管理合同就不一样了。
  2. 合同种类繁多,版本不一,每一份合同都是用电子版本起草的,没有合同管理系统管理合同,容易出错。
  3. 在起草合同时,合同的内容需要反复修改,版本越来越混乱。审查每个合同变更的细节需要花费大量时间。在确定最终版本后,在签约过程中通过快递或在线沟通来回发送需要花费大量的时间和成本。
  4. 在签订合同的过程中,签章的真实性无法得到保证,特别是双方的合法性。此外,快递合同及合同管理和保管容易出现丢失、信息泄露等情况,安全无法保证。
  5. 客户是否开具发票的统计比较麻烦,统计工作量大。

没有合同管理系统分析数据,就不可能知道所有版本的合同从初稿到定稿的情况。如果领导只看到最终版本,就很难做出合同定稿的决定。

花费大量的时间审阅并将合同条款提交给多方审阅和反复修改,不仅会产生多个版本,而且很容易忽略重要的审阅信息,效率低下。

手工填写合同金额、编号、客户信息容易出错,无法及时审核调整。

风险审核和大量的重复录入工作都是手工完成的,工作量巨大。对于复杂的合同履行,双方都无法跟踪对方的履行情况。

如果相关义务人没有按照合同约定的方式履行,企业需要跟踪相关履行情况并改变状态,这是一项费时费力的工作。

没有合同管理系统,企业合同记录在不同程度上不及时、不完整,企业经营者无法了解正在签订的合同数量、合同内容、合同签订所需时间等。

集团企业的印章颁发给分公司或子公司,分公司或子公司无法为子公司的印章提供担保,因此存在较大的管理风险,也会耗费大量的人力和时间。

合同管理系统可以为企业自动统计合同总额,并对违约记录和索赔记录进行集中管理,方便企业查看和分析合同数据。

 

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