建设合同管理系统过程中需要注意哪些问题?

作者:云帆互联
时间:2022-09-24 10:25

      一是注重企业合同管理系统顶层设计,制定合同管理相关制度,明确内部合同管理职责,充分识别合同管理过程中的风险,畅通合同管理相关流程和权限,以及对识别出的风险在企业内部设置的控制,并对制度进行监控。只有将统计分析等全生命周期管理理念固化到信息系统中,才能通过技术手段有效防范和控制合同风险。

     第二,合同管理系统要关注企业内部现有的业务信息系统,梳理业务系统之间的关系,展现合同管理系统管理的范围,明确合同业务与周边系统的集成关系。例如合同前期签约阶段涉及的预算、项目、数据等的对接,签约时数据源以及招标采购系统对接,执行时业务系统中业绩信息的反馈,执行后合同收付等财务数据的对接。

     第三,要注意合同管理系统周期管理过程中所关注的风险是否能得到有效控制,如是否在体系中实施了对方的资格评价,避免了对方的资格丧失;是否将合同评审过程中各部门的重点评审,避免合同评审流于形式;是否及时跟踪合同履行情况,避免违约风险;合同是否已及时归档,避免文件丢失。

      第四,要注意合同管理系统信息化项目的实施方法。合同管理系统的开发过程一般包括需求系统测试、安联部署、调研、功能开发、在线运营等。在这个过程中,信息部门、供应商、合同管理部门的合作是非常重要的。

       第五,建立合同管理系统目的,即管理或服务下属企业。如果要对下级企业进行管理,及时掌握下级企业的合同数据以及合同管理查询和统计功能,应该着重于对合同数据的查询、统计和分析。如果是为下级企业服务,那么在制度设计时就要考虑到下级企业的实际业务,保证合同管理制度能够更好地为下级企业服务,而不是给下级企业带来负担。

     合同管理系统的建设是一个管理优化和提升的过程,最终达到提高合同管理效率、防范法律风险的目的。

 

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