当知识库管理系统刚刚出现时，并没有引起巨大的反响，但是不多久后却掀起了巨大的波浪，因为该系统进行了不断的优化，同时更是提出了各种常见的服务项目，所以才会渐渐吸引人们的注意力，它所提供的服务项目一直都是非常全面的。
权限管理。知识库管理系统可以为大家提供权限管理机制，可以针对各项工作来进行权限方面的控制。主要包括了用户的管理、浏览、阅读、存储、编辑、删除、打印、订阅等，而且几乎所有的文档都可以在各家安全的环境下进行存储。
无条件共享。知识库管理系统支持共享功能，在共享时需求者，需要输入提取密码，在保证通过了身份认证后才可以获得有效资料，如果在认证个人身份时失败了，那么意味着大家并不能够获得共享功能，所以对于安全性物质提出了更高的要求。
存储加密。为了能够保证安全性，实现全面升级，所以文件往往采用加密存储的方式，防止文件的无限扩散，保证了企业数据的安全性以及可靠性。如果其他闲杂人等想要进行文件数据修改的话，也要满足相应要求，只有再通过知识库管理系统认定之后，才可以完成这一项操作。
模板管理。知识库管理系统创建了大量的模板文件，往往以各种形式呈现出来，可以无条件授权给各位用户免费使用。在创建新文档的时候，大家便可以获得大量模板，提升了工作效率，同时还可以自动统一命名文档，实现了文件名称的标准化管理。
扫描仪集成。知识库管理系统可以与各种品牌的扫描仪进行集成，通过一键打印的方法，可以把纸质版的材料转换为电子版图片或者文件。在存储的过程当中相对便捷，同时也可以降低大量花销，降低了纸质把可能面临的各种问题。
其实纸质版材料也并无不可，但是如果材料众多，极有可能会出现丢失损坏等问题，而且在搜寻材料时可能会遇到各种麻烦，造成效率低下等现象，但是知识库管理系统却成功避免了这类问题的出现，在提升效率方面上做的不错。
