在企业发展途中，会涌现出大量的资料及信息，这些资料未能得到妥善保管，就会造成信息泄露等问题，甚至有可能会引发商战。这时候许多人便选择了知识库管理系统，这一系统可以用来管理大量的信息，比如文档、图纸、视频、音频等。
文档管理:文档管理是最为基础的管理形式，占用空间较小，但是数量居多，在进行管理之前，知识库管理系统需要提前完成分类工作，在分类时可以人工操作，也可自动化操作，为了保险，在系统自动分类结束后，最好由负责人员检查一遍。当然在内容存储之前就可以选择分类，并且按照类别完成信息的存储工作。
图纸管理:图纸占用的空间比文档略微大了一点点，但是因为知识库管理系统的存储量上不封顶，所以不需要考虑容量问题，只是图纸上需要搭配文字介绍，最好能够进行格式的统一转化。虽然任何格式都可以存储在内，但是为了方便查找，可以将其格式固定下来，在后期信息定位时会变得更方便。
视频管理:视频是占用空间最大的一个，里面承载着大量的内容，是由多个动态画面组合成的。在进行视频管理的时候，也要注意分类智能化分类很有必要，否则的话可能会导致信息的混乱，对于企业来说视频信息的数量同样数不胜数。随着发展史的递进，涉及的信息会越来越多，因此不少人会提前建立起知识库管理系统，规范接下来的管理工作。
音频管理:对于音频管理而言并不是特别多见，如果在企业发展过程当中多次与他人语音通话，那么知识库管理系统都可以自动转化为音频文件，不仅可以用于备案，同时出现纠纷后也可以把它当成是证据，维护企业利益。
知识库管理系统可以完成所有项目的管理工作，在管理过程当中，也不会出现任何混乱的现象，只需在管理过程当中稍加小心，所有工作都可以顺利进行。
