企业在发展过程中的每个环节都非常重要，尤其是对于知识管理这块，如果不能做好企业知识的管理利用，不仅会导致企业知识的流失，还会造成企业整体工作效率低下，长此以往对于企业的发展是非常不利的。现在是信息化的时代，想要改变企业现状，必须使用一些数字化工具来简化企业的工作流程比如知识库管理系统，并且帮助企业实现各个环节的规范化管理，这样才能够提高工作效率，同时降低成本，进而增加企业的核心竞争力。
知识库对于企业来说不仅包含了宏观规划和企业文化，还包含了一些微观的知识内容，比如客户资料，培训资料等，涵盖的面非常的广，这也是企业为什么要建立知识库管理系统的原因，不仅能够帮助企业对这些知识资源进行整合，并进行统一的管理，避免知识资产的流失，并且能够有效地提高员工的工作效率，降低成本，提高竞争力。
企业建立知识库管理系统的具体作用，首先能够让企业知识有序化，知识库的建立是将企业的已有信息和知识进行整合，并且按照一定的规定进行分类，并且还具备检索功能，这就使得企业知识管理工作更加的规范化，能够保证知识管理工作有序进行。另外通过分类归纳零散的知识，还能够使得一些日常比较隐晦难以查找的知识得到充分地利用，避免了资源的浪费，再者知识的查找直接可以根据关键词或者内容进行检索，工作效率大大提升，时间成本降低了很多。
知识库管理系统的及建立把企业员工通过知识库链接起来，这样客户的问题能够被及时有效地解决，同时优秀员工的价值更容易体现，这样能够有效地增强内部合作，从而帮助企业提高整体的效益。再者知识库管理系统是数字化的产物，非常的智能，对于外来信息具有自动匹配分类的功能，另外知识库管理系统还可以对客户的问题进行识别，并且会根据已有知识作出回答。
