这个时代，谁拥有资源谁就拥有财富。网络技术如此发达，大量资源处于共享状态，但是很多时候，在庞大资源库中搜索自己想要的文件并不容易。这个时候，有自己的资源库就显得弥足珍贵。知识库管理系统可以说是企业发展的必要工具，它可以将各种文档存储起来，方便企业记录和资源备份。从这个小小的资源库中搜索资料就轻松许多。
企业中很多文档都在以电子形式存在，电子文档容易存储也容易丢失。如何保证文档管理的效率和安全性呢？那就要拥有一款知识库管理系统了。它全程处于智能管理状态，可以大大提高工作效率，同时减少管理成本。它可以实现自主管理、集中管理。当文档数量较多的时候，使用知识库管理系统，可以快速完成文件信息采集、传输以及整理工作。对于不同属性的文档，管理上不用特意区别。它的分类可以自动生产，它的属性可以标记。如果能拥有这样的资源处理工具，就可以助力企业发展。在知识库管理系统中处理文档，可以自称体系。按照企业制定的规范完成大量文档的存储工作，这对企业今后创新改革有很大好处。企业是否实现资源管理自由，主要看企业在传输文档方面会不会受到阻碍，在分享资源的时候能否做到有区别性、有规范性。资源管理系统可以帮助企业存储各类文档，实现个性化文档管理。
企业掌控资源，要保护资源的安全。开放的文档资源容易被外人看到并使用。不如将这些对企业有重大意义的文档创建特定的文件夹，将其存放在安全的地方。用户想要使用这类文档，先得获得权限。有的文档设置为只能借阅或者只能在线浏览，这也能起到保护文档的作用。各部门之间协同编辑文档，可以提高工作效率，还能及时查询哪个环节出现错误，避免更大的问题出现。企业掌控资源的关键还是为文档建设有用的知识库管理系统，有了它，工作轻松百倍。
