说起资源库，大家会觉得这是一个非常需要技术才能创建的数字资源。但其实，有了公文管理系统，资源库可以轻松创建，而且每个人都有机会使用这个资源库。公司创建资源库的目的是实现资源共享，实现各部门之间互通有无，可以完整整个企业的管理体系。资源库的重要功能是能精准检索，在这方面公文管理系统就能给出答案。这里可以假设一个场景：
有十年历史的企业，积累了非常多的公文资料。公司领导在查询一些资料的时候不能及时找到它们。负责人员换了几批，他们每人都有自己的文件管理习惯，逐个问去都无法获知结果。还有一个刚成立的企业，它汲取上个企业的经验教训，认为公文这样杂乱无章地处理并不科学，可能会为以后的发展留下隐患。它选择使用公文管理系统来处理公文。这样，公文就有了固定的存储空间，不管负责人员换了几茬，只要领导想看资料，随时随地都能在公文管理系统中找到。比较两个公司，是否第二个公司更有先见之明？公文管理方面，短期内看不到它的成效，但是一旦做好管理，长期发展中益处多多。
还有的企业想为员工提供学习空间，通过公文管理系统不仅可以将重要文件分享出去，还可以将一些可以用来学习的文件发布出去，创建处于自己公司的资源库。在资源库中，各位员工可以浏览到各种有关公司发展的资料。在新员工到来的时候，公司除了要组织员工培训之外，还可以通过资源共享的方式，将资料传送到员工那里，帮助他们不断成长。资源库的创建还为了各部门之间相互合作。每个部门行使自己的主责，他们在发展中会有不同的收获。有的大企业会要求员工隔一段时间做一份工作总结，这份总结就是分享经验的资料。通过公文管理系统可以将这样的资料共享给他人，让企业之间形成强大的学习体系。企业想建电子图书馆的话，用公文管理系统也行，它支持多种格式文件的传输，它可以资料借阅。
