学生写毕业论文，公司编辑公文都需要整理一些文件。电脑中虽然可以创建多级别文件夹，但是在处理这些文件夹的时候会遇到各种麻烦。尤其在创建文件的时候，每次都需要重新编辑，参考模板需要复制才能使用。公文管理系统中存储的模板则可以下载后直接使用，无需删掉原公文中填充的内容。公司进行公文管理的时候，既要保证公文信息完整无误，还得保证它们的安全性。用公文管理系统，可以实现在线预览和编辑，还支持多多格式上传与无限量下载。
先说公文管理系统的在线预览功能。很多时候，人们想要查找某个公文的时候，只记得其中的关键词，忘掉它原本的文件名。使用这个关键词，或者零星记忆的信息检索公文，可以很快找到它的位置。位置找到了，但是重名的文件还是很多，不能轻易将所有文件都下载下来，可以采取先在线预览再选择下载的办法。有的时候只是查找某个公文中的某段内容，没有下载使用的必要，那就在线预览。如果公文中有内容出现错误，那就使用公文管理软件的在线编辑功能。公文管理系统还能为公文设置权限。
既然是公司的公文，自然不是所有人都有权限使用。管理员可以设置不同角色的权限，大家在各自的范围内应用文档，互不干扰。公文管理系统还支持随时下载和更新文件。如果公文有升级版，那就可以用新的公文取代旧的公文，实现文档的更新。在管理首页中可以直观了解到用户信息和文件数据。可以在公文管理系统中设置不限次数下载文档。遇到公司比较大，成员比较多，需要下发通知的时候，就可以开启文档的下载权限。用户登录自己的账号之后，就可以看到这个通知，然后在自己方便的时候下载下来。这个管理系统本身不占什么内存，而其中的文件又是在线存储，也不占用设备的内容，是公司管理公司的利器。
