企业之间存在管理上的差别，它们在选择文档管理系统的时候，会考虑不同方面。比如，有的企业因为文件数量多，就想要能为文档智能分类，方便检索的管理系统；有的企业部门多，人员杂，就需要用到具备可以为用户设置权限的管理系统。这些需求云帆文档管理系统基本上都能满足，更重要的是，这款管理系统还能根据企业需求定制服务。
文档管理系统好用与否先看它的界面，干净利落的界面是个加分项。企业管理文档不需要有太多复杂的操作技巧，只要能轻松找到目标，完成文档的上传、下载即可。云帆文档的普通用户端和管理员用户端展现不同的界面，它们分别将功能按键放置在顶端和左侧。方便选择和浏览。企业可以根据自己的需求删减功能菜单，也可以添加和删除功能选项。比如，在借阅管理下面可以增加一个文档归还，在设定的时间内，让所有用户将某个文档全部归还。这个功能可能会在领导者发现某文档出现错误之后会用到。当然，这个功能可以通过定制获得。文档管理系统的定制化服务，可以满足企业对它各种期待。
企业对机密文件采取各种保护措施，其中将其放置在文档管理系统中也是一种保护方式。它在文件的传输通道、管理通道中都设置加密，防止文件泄露，保护企业财产。文档管理系统有多种使用方式，它采取客户端交互技术，可以在电脑、手机以及平板中使用。用户可以随时随地完成文件管理和文档检索。现在的登录方式多种，可以扫描小程序二维码登录，也可以账号密码登录，还能人脸登录。其中人脸登录保护个人隐私，不会随意泄露个人信息。企业存储文件可以完全在文档管理系统中完成，这个程序不要求太高的技术水平，也不用学习太长时间，随时可以上手，实现文件互传与存储。当公司发布一些公开信息的时候，完全可以通过这套文档管理系统实现。
