生活、工作中需要处理一些图片，可以将它们命名好放置到文件夹中，这样便于查找。有的时候，这种方法并不可靠。当图片文件数量增多，出现类似命名的时候，或者发现自己已经忘记当时命了什么名字的时候，那就不好找了。除非将所有的图片一一打开，通过预览找到目标。利用文档管理系统管理图片文件，不仅上传快，检索效率也高。
文档管理系统处理图片有多种方式，可以通过普通账户保存在网盘中，也可以利用管理员装好，以资料的方式管理起来。文档管理系统的优势是可以为文档命名，同时为其分类和设置关键字以及上传缩略图。在检索的时候，可以通过多种方式找到想要的图片，在未打开图片之前可以通过缩略图了解文件内容。文档管理系统还可以新建文件夹，将一类图片放置到同一文件夹中，不管查找还是分享都非常轻松。图片文件数量增加，会给负责人员带来更多工作量。如果在每次处理图片的时候都按照既定的规则进行，后续会省很多时间。其实用文档管理系统处理图片有些大材小用，毕竟这套系统可以处理各种形式的文件，如视频、音乐以及文档。但是，当习惯了这款文档管理系统之后，就想要用它来处理所有文件管理问题。
好在，文档管理系统的功能算是齐全，可以满足日常文件管理的各项需求。除了设置存储文件之外，它还可以设置借阅文件。在公司内部，可以设置一个管理员账户，用来设置这些文件的借阅权限。获得权限的用户可以在自己的账号里浏览到图片文件，同时借阅它们。文档借阅省去了分享的麻烦，也能很好地保护重要文件的安全。借阅和下载是两个功能，可以分别设置，也可以设置能借阅但不可下载。这就给用户带来多种选择，可以适用不同情况。这样一来，图片文件管理再也不会杂乱无章了，它们的利用率也会随时增加。
