文件管理系统的出现，可减少人员整理文件的时间，提高他们的工作效率。那么文件管理系统应具备的功能都有哪些？
1、文件管理系统具有共享和监控功能。统一文档共享在大数据时代，企业监控集中存储以分行监控分中心为基础，在总部设立统一监控中心，集中存储，节省人力，建立分行、支行、总行之间的应急快速响应系统。
2、文件管理系统具有权限管理功能，对部门、用户、职位进行权限划分控制，控制用户阅读、编辑、下载、管理、浏览、删除、打印、订阅等操作；
3、文件管理系统支持全文索引，可以索引Office、PDF等文档的内容，从海量数据中快速、准确地找到所需文档；
4、文件管理系统可审计跟踪，可以全局掌握系统中所有文件的操作情况。比如整个过程中的每一个动作，包括动作、操作者、日期和时间等。
5、文件管理系统具有版本管理：将文档与多个版本关联，避免使用错误的版本。它还支持查看、回滚和下载历史版本；
6、文件管理系统可自由组合设计编号规则；
7、文件管理系统可进行锁定保护，管理用户可以锁定文档，确保文档不被随意修改。如果文档需要修改或删除时，可以将其解锁；
8、文件管理系统可以设置规则应用。系统支持设置目录规则，指定操作、条件和操作。当动作触发器满足设置条件时，系统自动执行规则操作；
9、文件管理系统可对文件进行加密，充分保证企业级数据的安全性和可靠性；
10、文件管理系统用户可自行设置备份时间和备份位置。当达到指定时间时，系统自动执行备份操作，充分保障系统内部数据的安全。
11、文件管理系统可控制用户访问，文档外借过程中可以控制用户访问，系统支持出借文件按时间自动支取；
12、文件管理系统支持审批流程，可定制，实现工艺固化，解决内部工艺审批混乱的问题；
13、文件管理系统自动统计人员和部门文件的使用情况和保存情况。
