文件管理系统出现之后，便缓解了工作的压力，其实在日常工作时，人们手中自然会出现大量的文件。如果想要将这部分文件传送给他人的话，那么一定要小心操作，稍有差池就有可能会导致信息泄露等问题的出现，但是面对着这么多的文件，大家却又不知道应当如何传输，更不知道如何管理，所以很多人才会使用文件管理系统。
文件管理系统能够进行知识的有效管理，这一款系统可以进行文档的分类管理，在进行分类时，它支持多维度，可以根据企业的组织结构、企业的维度、知识的来源，当然也可以根据文档的首字母以及编辑的最后时间。在完成分类工作之后，系统还支持搜索引擎的嵌入，在后期，如果想要找到某一文件的话，那么只需要利用搜索引擎便可以完成这一项工作，搜索的效率是非常高的。
另外文件管理系统还支持知识编号管理，如果系统内部已经存储了大量的文档，那么大家要进行合理的划分。为了能够方便查找，所以大家可以及时进行编号管理，给每一个文档都来一个编号后，系统便可以自动生成编号，后期同样能够帮助大家快速查找到对应的知识。
文件管理系统支持内容文档权限管理，虽然大家的手中已经拥有了大量的文档，但是大家却不可以把这些文档随意公开，为了避免不法人员窥探这部分信息，所以很多人会将这些信息保存起来，同时会加上密码。不管是传输还是他人使用自己电脑都必然要保证输入正确的密码之后才可以获得查看权，否则的话大家根本不可能看到任何的有效信息。如果利用非法手段窥探信息的话，那么系统还可以自动触发报警功能，很快大家便会找到不法分子。
现在的文件管理系统数量越来越多，为了能够更好地进行文档的管理，很多人都选择了一些相对大众化的软件，比如云帆互联。在接触到了这一系统之后，人们真正明白了它所拥有的实际价值，这一款系统的出现为企业今后发展奠定了基础。
