熟悉办公自动化的人应该对电子文件是很了解的，现在这个社会是一个信息化的社会，电子文件管理系统就是利用一种数字化的手段来处理电子文件的一种资源共享的系统。但是也有很多的人对于这种晦涩的解释并不清楚。下面简单介绍一下什么是电子文件管理系统呢？它有什么用呢？
现在信息技术在电子文件行业的应用是很常见的，它就是利用一种数字化的手段对各种类型的文件进行有效管理，最终让电子文件的价值得以发挥。这就是电子文件管理系统的目的。我们的日常生活离不开文件，企业的发展也离不开文件。在企业的发展过程中，会签署各种各样的合同，开会的时候需要会议记录，谈业务的时候需要客户的资料，平时也需要做一些推广方案。这些电子文件应用的场合也不同，有可能是在准备签合同的场合使用的，也有可能是在模拟一个正规场合使用的，当然也有可能是处于编写状态准备阶段，也有可能是固定不改变的状态。对于电子文件来说，企业当然需要分类保存。正是因为这样的背景，所以才产生了电子文件管理系统。
电子文件管理系统越来越受到企业的认可，因为它提升了企业的办公效率，文件变得规律整齐，也非常的安全。使用的时候也非常的方便。电子文件管理系统的应用，需要满足单位各个部门对于文件的要求。电子文件管理系统是具有开放性的，它可以跟其他的系统交换数据共享数据。电子文件管理系统灵活性非常强，可以支持很多业务模式，安全可靠，这也是很多企业看重它的原因之一。
现在这个社会发展很快，要很好的保存文件，电子文件管理系统确实起了很大的作用，而且正在逐渐成为一种流行的趋势。它能够让文档文件的价值发挥出来，而且能够减少文档管理的时间，缩短因为整理这些杂乱无章的文件而产生的费用支出。特别是一些年轻人更愿意使用电子文件管理系统，因为他们更愿意用一种快捷的方式来管理文件。
