在企业中文件是一种很重要的数据，当然它包含的信息也是非常多的，在整体内它包含了公司的发展，核心技术，用户数据等全部都囊括在内，因为一些原因，很多公司它不能够很好的管理和维护这些文件，从而出现丢失的情况，而文件管理软件的出现，它能够帮助企业解决这一方面的问题。
很多文件没有被整理好，而很多文件也没有被分类，有些公司也会派出专门的人员对这些文档进行分类，但这是工作是非常繁琐的，想要从海量的文档中筛选出有用的。过时的重要的，那么都是非常耗费时间的，一个项目组织在进行某种思想交流的时候，因为不同的人的知识结构，所以它们的理解概念有很大的差异性，最后形成的结果文件也是不一样的，针对于此种情况，那么文件管理软件的出现，它能够查找出相应的困难，也能够解决相应的问题。
企业文件的存储比较分散，给企业的工作人员获取文件的时候带来了很多的难处，如果使用这样的文件管理软件，它能够快速的获得文件，从而降低工作的提高工作效率，企业越来越注重个人资料的保密，但由于传统的资料储存方法不能够对全线进行有效的管理，从而导致资料泄露，企业的业务发展也日益依赖于数据的支持，所以各种资料的安全稳定可靠也是每个节必须要关注的问题，由于缺乏文件写作的能力，导致整个团队合作的效率下降。
所以必须要使用这样的文件管理软件，它能够集中存档也能够帮助更多的人能够在短时间内找到相应的文件，它可以转移到特定的媒体上，它也具备一定的真实性。它能够妥善进行文件管理，也不会让每一个环节出现任何的差错。文件的操作记录也都是能够有所保存，所有的人的登录这个软件之后，它的痕迹全部都抹杀不掉，都能够在系统中有所体现，所以这时候整体文件也是非常安全的。
