企业里都有涉密文件，包括一些财务报表、合同、技术资料等。这些资源是公司的财富，不可泄露，也不可轻易转接。保存在某一个负责人那里，可能会出现丢失、外传的情况，而将其保存在文件管理软件中，除非管理人员，其他人没有权限阅读和使用。涉密文件包括电子文件和纸质文件两种，其中纸质文件保存期短，摆放杂乱不容易查找，而电子文件不占空间，想什么时候使用都可以调取。
在文件管理软件中保存涉密文件的时候需要注意这些问题：准确设置权限，非领导者不能开启或者借阅；存放特定空间，设置特定密钥；保留调取记录，方便信息回溯。公司的管理者拥有文件管理软件最大权限。登录管理员账号之后，可以给其他人员分配权限，包括角色管理和部门管理。每个部门的人员只可阅读本部门的资料，或者查询企业的公开资料。每个员工有自己的本职工作，他的角色可以在文件管理软件中体现出来。在角色授权中，将用户可以阅读的栏目勾选出来，那该人员就只能在界面中看到这些栏目，其他内容被隐藏。涉及公司机密资料，一般员工无法触及。在文件管理软件中可以特意添加一个文件夹或者栏目来存放比较重要的资料，然后在为其他人开设的权限中不包括这个栏目就可以了。即便是公司领导使用文件，也只能借阅，不能留存，这样就不会出现文件丢失的情况。
登录管理员账号，可以查询资料借阅或者下载情况。涉密文件的调取、使用，都在历史记录中体现出来。所有如果出现一些意外情况，可以很快锁定操作人员。这方面，纸质文件的调取与使用就很难留下痕迹。文件管理软件的安全性值得信任，它采用体系化文档保护策略，不仅牢牢保护涉密文件，一般文件也在它保护范围之内。重要的是，想要在若干文件中找寻想要的内容也非常方便。文件管理软件中有搜索功能，通过输入文件名或者关键词就可达到目的。
