文件管理软件是一种非常易于使用的软件，包括搜索、复制、移动、重命名、删除等一般文件操作。文件管理软件具有更实用的功能，如文件内容比较、文件夹同步、文件批量重命名、文件拆分和合并、创建/检查文件验证。好的文件管理软件是必不可少的。设计良好的文件管理软件促进了文档信息的查询和共享。它以一种逻辑的方式组织内容，并使整个企业轻松创建和呈现标准化内容。
文件管理软件应确保：
1、确保在文件生命周期的每个阶段文件的存储位置；
2、确保在文件生命周期的每个阶段都控制对文档的访问；
3、确保作为致力于文档创建、查看、提交、发布和销毁的团队成员，如何在组织内移动文件；
4、应采取哪些政策来确保与文件相关的行动得到审计，文件得到妥善保存或销毁，企业中的重要内容得到保护；
5、确保在生命周期中，当文件从一个阶段更改到另一个阶段时，文件是如何更改的；
6、如何确保其被视为公司报告文件，并且必须保持其符合法律要求和公司指南。
文件管理软件是为了方便用户对文件进行搜索、复制、移动、重命名、删除等操作。强大的文件管理软件还可以检查重复、合并、拆分和检索。这对我们的管理很有帮助。
文件管理软件的优点主要包括以下几个方面。
1、找得更快。使用文件管理软件后，查找文件，只需搜索关键词即可，这样，避免了搜索一个个的数据库。从而节省了时间和人力。
2、使用文件管理软件后，文档和数据会变得更安全。文件管理软件相当于一个密码箱，公司的机密文件就不会泄露。
3、文件管理更加人性化。使用其软件后，公司的数据和文档会以统一的方式进行管理和分类。这使得数据看起来井然有序。即使在创建数据文档时，也有一个严格的过程。只有授权人员才能操作。
4、文件管理软件在传输文件时也更加方便。也许只需单击鼠标，就可以完成与客户的数据交换。
