一家公司的文档资料很多，会显得特别杂乱，有些资料找很久才能找到，如果你还为这些公司的杂乱文档管理而头疼，不妨了解一下文档管理系统。这是一种智能化的文档管理系统，能够高效率地进行文档的管理，公司里面的资料特别复杂，有的属于报表类的资料，有的属于客户类的资料，还有的属于合同类的资料，如果说这些资料全都放在一个地方管理，找资料的时候，难免就很麻烦，比如说放在电脑的储存空间当中，如果电脑损坏了，那么这些资料也就会造成影响。
所以说在线的文档管理系统优势很明显，通过在线的文档管理就可以实现安全管理。不管公司的电脑有没有受到病毒的影响，或者说电脑损坏，硬盘损坏，这些都不足以影响公司文档的安全，在这种文档管理系统的使用过程当中，资料都被上传在云端，可以通过登录账号的方式来查阅公司的资料，只要能够联网任何的一台设备，登录密码登录账号都可以去查阅公司的文档。这种管理方式效率更高，而且还具备关键字检索功能，能够进行全文检索，支持多种资料的保存和查阅。
公司里面的某些重要资料，需要借出去或者需要发送给其他部门的同事，比如说采购部门需要把资料发送给销售部门或者发送给财务部门，这个时候就可以通过文档管理系统来操作。文档借阅很方便，文档的流通管理都很便捷，杂乱无章的文档，有了这种专业化的文档管理系统之后就会井然有序，不管是寻找文档还是发送借阅都特别方便，而且还有完善的权限设计，保障了文档的安全。目前已经有越来越多的企业开始使用这种专门的文档管理系统，通过这种管理系统达到了较高效率的管理水平。文档的管理不再杂乱无章，合同的管理井井有条，财务数据的管理很安全，各部门之间的协同办公能力都有所提升。
