每位工作人员的手中都掌握着大量资料与文件，尤其是销售人员。身为一名称职的销售，肯定要频繁与顾客取得联系，如果经常混淆用户的信息，那么在与之沟通的时候，就有可能陷入尴尬的境地。为了能够妥善管理好每一位客户的信息，所以人们需要使用文件管理系统。
首先文件管理系统应用起来十分方便，在进行文件储存的时候，该系统就派上了用场，普通的存储方式很容易弄乱顺序，甚至让存储工作没有了任何顺序可言，但是文件管理系统却可以按照多种方式排序，比如按文件时间排序、按最新更改时间排序、按首字母排序，多种多样的排序方式应有尽有，大家可以结合着自己的需要做出选择。
文件管理系统在进行文件管理时，还可以直接备份。从事销售的时间越长，手中的文档自然越多，就是因为文档太多，所以可能会让部分资料丢失，由此可见，备份非常关键。在备份时系统可以自动复制，可以人工备份，系统也支持自动备份，每次存储资料时系统都可以将重要信息原封不动地复制一遍并存储在系统中，即便硬件出问题，也不会影响到备案内容。
文件管理系统在进行文件管理时，还支持加密，有时候人们需要进行文档传输，但是又担心传输过程中被其他人所窥探，所有的文档在加密之后都要进行身份认证，即便接收了文档，也要输入正确密码。如果密码输入错误，那么文档同样不会被打开，这也就在无形当中保证了信息传递的安全性，所以文件管理系统大有用处。
很多人在使用文件管理系统时发现，对于信息的调取工作也十分简单。如果想要将某个文档调取出来，一般会使用检索功能。文件管理系统支持关键词搜索，当然也可按照存储时间进行搜索，可快速进行文档定位，排除不符合要求的文档，一秒钟之内便可以呈现出文档的全部内容，所以在进行文档管理时，确实应当优先关注文件管理系统。
