如果把公司的文档储存在一个空间当中，我们怎么样去找出自己所需要的文档内容呢？这是大家比较关注的话题，其实这一点我们也不用担心，通过智慧化的文档管理系统查找内容真的很便捷。文档在线管理系统查找内容是通过全文检索功能完成的，比如说我们需要查找一份跟公司配方相关的内容，大家可以输入跟公司文档关键字相关的东西，输入关键字之后就可以进行检索，马上就能够找出很多与之相关的材料，我们可以通过筛选来了解具体需要的是什么，这样找文档是不是就便捷多了呢？
文档在线管理系统在使用时效果真的是挺理想的，除了这个快速的检索功能之外，我们还可以通过多种不同的形式来管理公司的文档，比如说我们可以选择显示模式。我们可以选择目录这种方式，显示出文档的名称，也可以选择详细列表模式，可以看到文档的大小，可看到文档的储存时间，还能了解文档的具体位置。又或者说我们通过缩略图的形式来查看文档资料的位置，这其实都是非常不错的，选择现在使用这种工具来管理文件信息真的特别重要。
通过高效率的文档惯例，让我们的整体管理效率有所提升。文档在线管理系统除了能够进行检索，能够进行分级分类归类管理之外，还有完善的安全控制作用，安全的权限控制其实就是为未来的协同办公做准备。企业需要协同办公，需要让各部门的员工查看共享资料，但是这些共享资料又需要保障安全，那就只能通过用户权限的设计来完成安全的保障。在具体的应用当中表现是非常不错的，能够让文档更安全管理更轻松，这些文档资料全都被保存在平台里面，不管在什么时候，这些东西都是安全的，比如我们的电脑坏了好几次，都不会影响到我们的文档安全。因为我们是通过账号来查找内容的，这些东西并没有存储在本地，都被存储在系统当中，非常安全，查找也很便捷。
