电子公文系统又称数字公文，是利用计算机系统和现代信息管理技术编制和发布的全数字公文。
电子公文系统的优点如下：
1、缩短文件交付时间，提高工作效率
在传统的文档处理方法中，文档处理过程经历了起草、排版、会签、发布、分发和归档等多个过程。这一过程既复杂又繁琐，需要花费大量时间来操作。它通常由文档管理员单独完成，这将不可避免地影响工作的质量和效率。电子公文系统的使用将使这些流程简单生动、操作简单、流程快速。电子公文处理界面中的一个程序可以一次点击完成多个程序和多人在纸质文档中的工作量。单位和部门的文件管理人员每天只需操作电子文件系统，并在个人界面进行文件发送管理和文件接收管理。在电子公文处理系统的纵向方面，科长、业务部门和基层车间可以方便快捷地传递和共享公文；横向上，各部门办公人员之间的工作密切协调，节省了大量的文件处理时间，大大提高了文件处理和工作效率。
2、节约办公成本，促进节能环保
在公文发布过程中，公文往往需要经过多次、多人的修改才能写成。特别是一些重要文件可能会被修改更多次。过去，纸质手稿每次修改都会打印出来。电子公文系统应用后，领导可直接在电子办公系统上阅读、审批、修改电子文件，并保留阅读、修改的痕迹，使相关人员在修改公文时不必打印纸质稿件，还可以直接在计算机上进行多次修改，解决了以往由于反复修改文档草稿而浪费大量纸张的问题，同时减少了打印机和复印机的损失。
在接收文件的过程中，可以在电子公文系统上同时向多人分发文件，缩短了文件的分发周期，消除了纸质文件丢失的可能性，避免了不必要的财力、人力和物力资源浪费。
3、优化单据处理流程，方便单据的催办和查询
通过固化科学的办公流程，建立标准化的模块，电子公文系统不能跨节点运行，所有涉及的修改痕迹都会详细保存在系统中，并正确备份，使电子文件系统能够严格按照职责和流程运行，减少不必要的环节，提高文件处理速度，确保文件在控制范围内有序处理。
