文档管理软件怎么选?要注重哪些功能?

作者:云帆互联
时间:2022-03-19 09:34

企业的文档资料有很多,为了更好地管理,企业不得不安排专门的人进行管理,只是对于文档管理软件的选择,有的企业也了解到市场上类似的管理软件真的是太多了,不知道该如何去选,更不知道哪些功能能用得上,哪些功能根本就用不上,在这里我们来分析一下,哪些功能是必须要有的。

 

企业的文档资料分为很多种,有些是视频资料,有些是图片资料,有些是文档,那么不同的格式如何去保存,就需要文档管理软件具有支持多个文档格式的功能,还要储存空间巨大。另外储存的问题解决完,还要在查找的时候会更加的方便,比如云帆互联在查找的时候采用全文检索的功能,能够更快地找到自己想要的文档。对于不同的文档和类型,它的储存方式也很重要,如果采用文件夹和子文件夹的结构在查看的时候也会更简单,甚至通过时间或者档案编号以及每个部门的区分,让查找文档的效率获得提升。

 

文档管理软件还要具有预览的功能,那就是不管什么样的格式都能够轻松打开预览,就是减少了下载的麻烦,企业在使用的时候只需要点击打开即可了解资料,这样的在线功能是非常的不错,对企业来说提升了工作效率,加快的工作进度。这是还要具有在移动端使用的功能,也就是企业移动办公,是非常的普遍,要支持PC端还要支持移动端的使用。

 

选择文档管理软件,不仅功能要多,更重要的是一定要使用方便的同时,在安全问题方面也要有它独特的设计在保障公司文件的安全,就比如云帆互联的软件,在安全方面采用了防扩散的体系,根据文件的信息周期进行设计,通过创建修改等等步骤,进一步地去保障文件的安全。通过以上了解也发现选择合适的软件是非常重要的,云帆互联就非常的不错,它是专门针对企业文档管理的软件,不仅功能更多,操作更简便,也更安全,是非常好的选择。

 

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