我们的社会信息化发展越来越快，很多的信息充斥着我们的生活，而网络也成为我们生活的一部分。很多的文件类型出现之后，文件的管理也成为一个很大的困扰。文档管理软件随之产生了，但是企业选择文档管理软件的意义有哪些呢？
任何设备都有一定的内存，文件太多可能设备的存储能力就不够。占用太多的内存会让其他的设备运行很慢，经常会出现死机的情况。如果使用文档管理软件来管理文件，存储就变得更简单一些，因为文档管理软件有一个云服务器，把文件传到服务器里面就不会占用设备的内存。
如果在一个设备上存储了很多的文件，等到使用的时候再查找是非常困难的，这会让我们的工作效率变得更慢。使用文档管理软件管理文件能让查找变得更简单、更方便。
文件种类繁多，版本也繁多，就算是同一种文件，版本也非常的多。文件在不同的版本之间进行转移，那是很麻烦的。如果非专业人士，可能完成不了这个工作。如果使用文档管理软件来进行操作，转移就变得很简单。即使并非专业人士，也可以很快完成这项工作。
网络上面的知识非常得多，也很容易获得，但是网络安全往往是很难保障的。对于很多企业来说，它们是非常注重文件的安全性的，因为文件一旦泄密，可能会给企业造成很大的损失。但是即使是企业的工作人员，也可能对网络安全并不是那么精通。有可能因为不慎，会造成文件的泄密，这就麻烦了。不妨使用文档管理软件来解决这个问题，因为这个软件的服务器非常的安全，能够保障我们的文件是安全的，不会出现文件泄密的问题。
文件繁多庞杂，不管是归类还是保存都非常的麻烦，以后想使用也找不到。使用文档管理软件之后，让文件保存变得更简单，查找起来也非常的方便。就算是非专业的人士，也可以完成文件之间的转移。更重要的一点是文件管理软件管理文件是非常安全的，不会出现文件泄密的问题，这一点对企业是非常重要的。
