文档在线管理系统有哪些优点?

作者:云帆互联
时间:2022-07-07 17:25

对于传统的一些纸质文档资料,以前都是使用传统的文档管理方式。一般都会买一些文件夹,把这些纸质的文档资料夹在里面,进行简单的管理。但是现在这个社会是一个信息化的社会,还用这种老方式来管理这些文件,就显得那么的不适应,因为它需要浪费很多的人力和物力,也会影响工作人员的办公效率。文档在线管理系统是一种新型的文档管理模式,但是也有很多的人并没有接触过这种模式。下面简单介绍一下文档在线管理系统有哪些优点?

传统的文档管理方式全部靠人工来进行分类管理,而且储存的时候也比较麻烦。而现在使用的文档在线管理系统,它将所有的文件都集中在服务器里面,使用的时候打开这个系统就可以,很容易就查询到这些操作,使用起来又简单又快。

传统的文档管理方式一般都是用线下传阅的方式来传递文件,在操作方面比较麻烦,而且需要更高的技术,对于企业工作的发展是不利的。

文档在线管理系统能更加便利的管理文档。使用者查询的时间不一样,文档版本也不一样,因为它会根据使用者的习惯来进行记录,这样操作起来可行性会非常的强。

文档在线管理系统对于文件的权限设置比较精细。一份文件可以设置多种使用权限,比如有可读、修改、删除、新增等等。使用者不同,使用权限也不一样,管理起来更规范,这样就不会出现混乱的局面。而传统的文档管理方式,在这方面是没有优势的。

文档在线管理系统是可以对文件进行加密的,如果文件出现了遗失或者错误的修改,也可以在系统备份里面找回原件。如果文件因为不慎流传到了竞争对手的手里面,因为有系统加密功能,对方是读取不了文件的,只能看到很多的乱码,这样文件的保密性就增强了很多。如果因为文件遗失或者错误修改给企业造成重大的损失,那是非常麻烦的。当然这种情况企业的工作人员就出现了严重失职的情况。

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