随着信息化建设的推进，大多数企业在文档工作管理方面也出现了相应的变革，比如借助数字化时代的趋势实现文档管理的信息化，如今在办公高效的要求下以及绿色环保理念的倡导下，海量电子资源的管理，必然要求文档管理方式需要实现自动化与智能化，传统落后管理手段已经不能满足企业现代化办公文档管理的要求，因此，安全性与效率性较高的文档管理系统已经成为实现文档一体化的关键工具。
基于文档管理系统的构建，能够推动文件管理、档案归档的高效，即尼尔可以保障文件与档案的管理质量、管理水平。文档管理系统可以推动文档管理的自动化，即在系统运行阶段，可以实现及时地调取相应文件进行处理，加快了企业内公文的流转效率，打破了传统手工操作中效率低的问题。
与常规的文档管理方式相比，文档管理系统能够全面的记录电子文件的使用情况，包括可以浏览到相关人员查看文件档案的记录情况，便于管理人员监控文件档案的使用过程。在安全管理方面，文档管理系统会根据不同人员的类别，进行相应的权限设置，对于无权限浏览的文件，相关的人员将无法打开。
基于文档管理系统的有效运行，可以使从文件制作形成、文件存储管理、文件检索都可以依托文档管理系统完成，相关人员仅需要对文件信息的准确性与完整性进行核对集合，进一步避免了重复劳动，可以避免企业档案管理人员劳动强度的增加。
一般来说，文档管理系统主要是由收文管理、发文管理、归档管理和文档管理4个模板组成，各模块之间具有一定的关联性。基于文档管理系统，不仅可以实现文件的高效存档，其也具有较为强大的检索功能，即可以利用快速检索、普通检索、高级检索、全文检索等检索功能，快速地查找并利用相应的文件。
总之，文档管理的质量决定了企业的管理制定，通过完善文档管理系统的构建，可以推进企业稳定管理的科学性、有效性，可以实现文档处理效率的大大提升，进而能够提升企业的运转水平。
