文档管理系统作用有哪些?

作者:云帆互联
时间:2022-07-23 09:53

文档管理系统作用有哪些?

1、文档管理

文档管理系统可以自定义目录排序。组织内的所有成员都可以轻松安全地共享和查看文件。

全文搜索:全文搜索和高级搜索引擎可帮助您快速准确地从大量数据中找到所需的文件。

2、安全控制

登录IP限制:可以为组织结构中的用户设置登录IP。

3、协同办公

文件借阅:文档管理系统支持公共文件和个人文件的借阅管理。

单据备注:系统支持单据备注。

4、多媒体格式管理

多媒体查看器:支持的格式包括GIF、JPG、PNG、BMP、PSD、AI、TIF、MP3、WAV、wma、flv、mpg、avi、WMV、MP4等。

5、整合

office无缝集成:文档管理系统操作与本地操作相同。无需改变任何习惯,您就可以快速入门并熟练使用该系统。您可以由多人编辑文档,管理多个版本,并提高工作效率。

电子邮件集成:与电子邮件集成,可以直接将文档发送到系统内指定的电子邮件地址。

扫描仪集成:通过扫描仪存储。减少通过文件柜或抽屉搜索纸面文档所花费的时间,并减少纸面文档可能被其他用户损坏、丢失或使用的风险,从而导致纸面成本的大量浪费。

6、人事管理

组织结构:文档管理系统根据实际需要进行选择和创建相应的人员和部门。同时,可以批量导入用户和岗位,为用户设置岗位和角色。

职位角色:提供三个角色:系统管理员、用户管理员和流程管理员。可以根据公司的实际需要,在组织结构中为用户定制职位和角色。通过角色和职位的应用,可以授权用户执行相应的操作。

7、模块定制

文档管理系统定制:用户可以根据企业内部需求定制系统徽标、限制个人文档空间大小、设置文档版本的最大数量以及是否启用PDF web阅读,使系统更好地满足企业内部管理和应用需求。

同步助手:无需登录系统即可执行繁琐的手动操作。它可以自行设置同步间隔,并可随时将系统内部文件资源拉入本地计算机。

 

 

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