如何运用文档管理软件管理音视频文件?

作者:云帆互联
时间:2022-08-01 17:26

在各种文件类型中,音频和视频格式的文件所占内存较大,将其存储在无论电脑还是手机中都会占用很大空间。如果手中有一些资料不愿意轻易删除,手机或者电脑的内容又一度告急,不如试试文档管理软件,这里可以轻松传输音视频,而且还能设置这些文件的使用权限,可以将它当作一个文件共享的平台、存储资料的网盘,也可以设置成收费项目。

 

使用文档管理软件处理自己的音视频资料,首先得获得一个管理员的账号。这个账号拥有很大的权限,他可以传输文件到后台中,可以设置音视频文件的借阅权限,还可以进行用户管理,为其他人开设新的账号权限。进去管理首页,可以直接看到用户总览和资料统计。这些统计图将直接告诉大家,各种格式的资料占比多少。这个管理员账号下又多少活跃用户和新增用户。大家还可以在管理首页中直接添加资料,将音视频传输到软件里。添加音视频文件的操作步骤相当简单。找到资料管理模块或者管理首页,点击添加选项,填写资料名称、分类、来源、关键词,设置文件是否下载、能否借阅,然后选择附件类型,将资料拉到上传附件位置即可。

 

为了让大家在查找资料的时候有更加直观的感受,可以在这个页面中上传缩略图。图片由自己提前准备好,本地传输就可以。接着对资料做一个简单的介绍,以便于在众多资料中检索资料更加简便。文档管理软件中有一个非常有意思的功能,那就是文档借阅。有的文档不支持下载,却可以在线阅览,这个时候就可以开启他的文档借阅功能。借阅时间可以调整,借阅的次数也可以设置。这样一些资料就以这种方式分享出去。文档管理软件中的借阅功能类似于图书馆的借阅文献服务,只不过这个功能是针对电子文献,而非纸质文献。电子资料比起纸质资料传播性更强。通过这样的方式,可以约定音视频文件的使用权限,这样自己手中珍贵的资源就不会直接被分享出去,企业中重要机密文件可以采取这种方式为员工提供服务。

 

返回列表