任何一个公司都会使用文档，尤其是一个创建时间比较长的公司，所拥有的文档亦是数不胜数。对大量的文档进行管理存在很多弊端，要么就是因为时间过长，经手人过多，在交接的过程中导致文档的流失，要么就是因为电脑内存的原因导致文档不可修复等等。这些都会导致文档的丢失。一家公司从长远角度来看，如果不对文档进行有效管理的话，轻者就是导致文档的丢失，重者甚至会对公司造成不必要的损失。正因为这样现在有越来越多的公司开始使用文档管理系统。文档管理系统的重要性也越来越显著。
- 文档管理系统方便员工查找文档
文档在经过长时间的演化，所衍生出来的附属文档也是数不胜数。这些文档在处理的过程中会面临很多问题，尤其是在查找的时候文档如果被安置在不同的电脑中，对这些文档进行内容查找所需要花费的时间是非常长的，而且在步骤上面也是相当烦琐。但是现在有了文档管理系统之后。你可以通过检索的方式进行快速搜索，直接搜索到你想要查找的文件内容。而且在文档管理系统中会对不同的文档进行不同的模块划分，且这些模块之间有一定的联系性，这样就可以方便管理者进行一个有效的文档管理。
- 文档管理系统增强管理安全性
在登录到文档管理系统的时候，会需要使用到密码。只有有相应权限的人才可以拥有打开这一文档的通行证。在文档安全管理的过程中，有了权限设置能够保障公司机密文档的保密工作。同时也能够实现环保的功效，帮助企业实现无纸化管理。文档尤其是重要的文档，我们都害怕随着时间的延长会出现丢失的情况。但是现在有了文档管理系统之后再也不用担心会有文档遗失情况的发生。
文档管理系统的存在有很大的重要性。对于一个想要长期发展的公司来讲，有了文档管理系统之后不仅能够方便他们进行管理，同时也能够保障重要文档的安全性，可谓是一举两得。
