大数据时代，资源能否共享成为企业发展至关重要的因素。重要数据以电子文档的形式存储在安全性强的地方。有专门管理的人员处理这些文件，实现统一管理、统一调配，便于分享。功能强大的文档管理系统几乎可以帮助企业做各种与文档管理有关的工作，它保密工作到位，随时随地响应操作者的指令。
为了达到更高的办公效率，企业员工之间要通过一些办法实现资源共享。通过社交软件分享资料会有时间延迟，有的时候文档过大，还不能完全传输。即便成功接收，文件接收者还需要对文档实行二次存储，既占空间又不利于文档搜寻。文档管理系统主要能做到灵活控制资源共享。能公布出来的文档，直接将使用权限打开。保密的文件，为其设上密钥，谁也不能在不征得文档所有者同意的前提下私自下载。文档被共享之后，会有相关的提醒，比如文档的阅读量、下载量等。通过这个回执，用户可以明确之后自己分享的文档有没有被对方接收到。企业内部文档可以自由分享了，那各部门之间的联系就变得更加密切。通过这样一种方式完成文档管理省时省力。
文档管理工作是个细致活，不同文档有不同的属性和需求。文档管理系统允许用户为每一份文档设置不同的使用权限和下载范围。这样系统中不同角色用户就会享受不同的权限。在这里，管理人员将有较大的权限，他可以负责统筹文档管理，下面还有部门以及各部门负责人，他们专职于自己部门的文档分享和管理。通过这样的设置，可以控制用户查看、下载文档的权限，从而使企业机密文件得到很好保护。文档管理系统的优势还在于，它可以随时随地查阅资料。如果硬盘不方便携带的话，那就直接拿出手机来下载资料，它成为人们移动办公的重要依靠，它解决了企业文档管理困难的问题。
