信息的载体有很多，信息以文字、图像形式存储就成了电子文档，信息有具体的物理载体就构成纸质文档。随着数字化的发展，纸质文档中的很大一部分逐步转化为电子文档，后者更便于存储和传输。现代企业发展中，电子文档管理贯穿始终，它是产品研发、生产、销售等环节中重要线索。为了维护正常生产秩序，每个企业都要做好文档管理，建设属于企业自己的文档在线管理系统，为企业今后发展，甚至转型奠定基础。
为何要用文档在线管理系统替代传统人工文档管理系统呢？这是因为在线管理系统更智能、更效率。文档管理系统可以将成批的文档按照规范进行整理，可以协助用户轻松访问文档、编辑文档。更有一些文档在线管理系统还具有一定扩展性，可以根据用户需求增加新功能。各部门之间处于协调合作的状态，同时他们又有独立的账号和权限。人工处理文档耗时耗力，效果不佳，管理不当就会造成文档失效。在线文档管理简化这个步骤，手头上的工作量减少，员工就可以将注意力放到其他地方，开展更多业务，为企业带来更多经济效益。企业有自己的文档管理规范，当人员出现流动的时候，这个规范在短时间内可能会有不能坚守的情况。文档在线管理系统就不会出现这种情况，它可以起到监督、管理人员的作用。
没有秩序的存放会使文档的价值降低，而将文档整齐规律排放有助于再次查找。企业中文档类型丰富，将其完全以一种形式存放起来不合规则，且容易产生混乱。文档在线管理系统中，完全可以将文档按照同一路径存放起来，同时又不会给用户造成麻烦。主要因为文档在线管理系统可以对文档进行精细化处理，将文档分类是促进检索效率的关键。电子文档相当于企业这个建筑的一砖一瓦，一旦搭建失误就可能出现严重后果。如果每次累砖的时候都严丝合缝，那就可以保证企业稳定发展，甚至加速发展。
