在企业中，文档通常以电子文档的形式存在，如Microsoft文档格式、xls格式、PPT格式、PDF格式、纯文本TXT格式等；就内容而言，可能是商业合同、会议纪要、产品手册、客户信息、设计文件、促销副本、竞争对手信息、项目文件、经验等。这些文件可能具有流程性质，也可能是公司正式发布的，也可能处于准备阶段，也可能已存档，无法修改。文档管理系统用于管理音频、视频、文档、图纸等信息内容。
在传统的企业分工中，文档管理通常占用大量的人力资源，这对企业在后续发展需要人力资源时是不利的，也是相当浪费的。今天，小编就和大家一起来了解有关文档管理系统的内容。那使用文档管理系统有哪些好处？
1、它可以使文件管理更加简单和可扩展
企业的不同部门有不同数量的文档。从一个季度汇总到下一个季度的文件数量越来越多，管理越来越困难。因此，企业不仅更容易使用文档管理系统保存和汇总文档，还可以提高系统的可扩展性，并在面对新需求时及时提供新功能。
2、它可以具有更强大的功能，节省管理时间
在传统的管理方法下，文档管理需要大量的时间和人力。使用功能强大的文档管理系统软件，可以减少人工管理时间，并通过系统流程明确管理步骤，达到节省时间的效果。
3、它可以收集相关信息，方便企业运营
文档处理的问题在于，不可能通过人力快速收集信息，但使用文档管理系统可以通过计算机筛选和集成快速收集文档信息，使员工可以在短时间内获得所需的数据信息，以方便后续工作操作，并且可以一键生成企业相关数据表，以确保企业信息的整理。
好的文档管理系统无疑是用户和企业的良好局面。选择一个文档管理系统，不仅可以使文件管理更加简单和可扩展，而且具有更强大的功能，节省管理时间，造福企业。同时，可以收集相关信息，方便企业运营，节省查找信息的时间。
