随着信息社会的兴起，知识资产早已由纸质向电子转移。电子文档管理的需求已经成为必然，文档管理系统也应运而生。那么，与传统的纸质文档管理模式相比，文档管理软件有哪些优势呢？
- 文档管理软件可以确保电子文档不丢失。传统的电子文档管理虽然采用计算机、硬盘等载体存储电子文档，但仍然会发生存储设备损坏、文档丢失的情况。更重要的是，很多文档可能分散在不同的计算机和硬盘上，缺乏统一的存储和管理，容易造成数据丢失。
- 文档管理软件存储有序，易于查找。当需要查找文档时，总是需要在不同的存储介质上逐个查找，这极大地影响了企业的工作效率。
3.文档管理软件存储文档比较安全。文档管理软件与传统的文档管理模式相比，文档管理软件通过严格的权限设置来保证电子文档的安全性，并对不同的人设置不同的权限。例如，有些人只能查看，有些人既不能查看也不能修改。加密技术达到了更高的水平，安全系数有了很大的提高。
- 文档管理软件管理文档流更加高效。电子文件，例如一些合同和方案，总是需要上级领导的审核和批准。有时，还需要在不同的层次上进行检查，在多个层次上进行批准。单纯将文件脱机转送审批，不仅需要时间，而且在转送过程中可能造成信息遗漏。
5.文档管理软件轻量级架构，自主部署。与操作系统中的资源管理器一样，集成文档管理系统可以自定义管理类别（类和文件夹）来管理不同类型和不同来源的文档。它提供信息属性的定制，并为系统中不同类型的文档分配相应的属性，如合同、图纸、书籍和其他不同的属性配置。简单易操作的架构，用户可以自行部署。
6.文档管理软件支持各种文档的在线预览。文档管理部支持所有文件的不同格式，可在线编辑、保存和上传。常用的文档格式（如Office、PDF、图片等）可以通过系统插件进行管理。
