为了更好地进行电子文件管理，所以人们有必要使用电子文件管理系统，不过这类系统所具有的功能表现在很多方面，它拥有不少优势值得大家去选择。事实证明，这一款软件可以针对几乎所有的文件进行管理，当然也包括各种图文资料、视频资料等，在进行企业人员管理的过程当中，越来越多的负责人员开始依赖它。
电子文件管理系统本就拥有着强大的技术作为支撑，它具有文档协同功能，如果某一项工作需要多个人员协同办公的话，那么完全可以以这款系统作为支撑。它支持在线协同编辑、扩展编辑，它可以由多个人员在进行在线统一调整，完成编辑工作之后还可以自动保存，打破了流水线工作的基本原则。各部门之间相互协同，互不干扰，缩短了工作的周期，提升了工作的效率。
电子文件管理系统支持文档的定向发送，如果手中拥有机密类文档，只能够将文档传送给某一小组内的固定几个成员，那么也可以实现。一般来说，人们可以在发送文档的时候选择目标接受者，当然也可以直接发送到总群当中，并且将文档设定密码，工作人员只有输入密码之后才可以查看这部分资料，所以它提升了文件管理的安全性。
电子文件管理系统拥有大规模支撑，PB级别以上的数据存储工作很是困难，不管是小文件还是超大文件，传送过程都非常简单。与此同时它也缓解了数据库拥堵现象，如果数据库当中已经拥有了大量的资料，大家也不必担心，人们可以将各种资料存储于系统当中，因为它没有上限，也不会因为数据爆满而影响到传输效率。
电子文件管理系统在刚刚出现的时候，已经得到了很多人的支持。现如今这一系统经过了多次的更新换代，在功能方面日渐丰富，自从拥有了它之后，人们便越来越依赖它，同时还可以更新系统并且以此来获得更多新型的功能。
