文件管理系统应具备的功能都有哪些?

作者:云帆互联
时间:2022-11-17 10:42

文件管理系统的出现,可减少人员整理文件的时间,提高他们的工作效率。那么文件管理系统应具备的功能都有哪些?

 

 

1、文件管理系统具有共享和监控功能。统一文档共享在大数据时代,企业监控集中存储以分行监控分中心为基础,在总部设立统一监控中心,集中存储,节省人力,建立分行、支行、总行之间的应急快速响应系统。

2、文件管理系统具有权限管理功能,对部门、用户、职位进行权限划分控制,控制用户阅读、编辑、下载、管理、浏览、删除、打印、订阅等操作;

3、文件管理系统支持全文索引,可以索引Office、PDF等文档的内容,从海量数据中快速、准确地找到所需文档;

4、文件管理系统可审计跟踪,可以全局掌握系统中所有文件的操作情况。比如整个过程中的每一个动作,包括动作、操作者、日期和时间等。

5、文件管理系统具有版本管理:将文档与多个版本关联,避免使用错误的版本。它还支持查看、回滚和下载历史版本;

6、文件管理系统可自由组合设计编号规则;

7、文件管理系统可进行锁定保护,管理用户可以锁定文档,确保文档不被随意修改。如果文档需要修改或删除时,可以将其解锁;

8、文件管理系统可以设置规则应用。系统支持设置目录规则,指定操作、条件和操作。当动作触发器满足设置条件时,系统自动执行规则操作;

9、文件管理系统可对文件进行加密,充分保证企业级数据的安全性和可靠性;

10、文件管理系统用户可自行设置备份时间和备份位置。当达到指定时间时,系统自动执行备份操作,充分保障系统内部数据的安全。

11、文件管理系统可控制用户访问,文档外借过程中可以控制用户访问,系统支持出借文件按时间自动支取;

12、文件管理系统支持审批流程,可定制,实现工艺固化,解决内部工艺审批混乱的问题;

13、文件管理系统自动统计人员和部门文件的使用情况和保存情况。

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