电脑文件是企业日常生活中必不可少的一部分，文件的管理、保存工作是非常重要的，它能够方便我们日后对文件的查阅和管理。而在对文件进行管理、保存的时候，文件管理系统可以起到一定的功效性。文件管理系统的主要作用是什么？它的实用性与否，现在就让我们进行一个简单的了解。
集中存储功能
文件管理系统从它的名字当中就可以知道它是将文件进行集中性的管理，并且需要对所有文件进行集中性的存储。一个公司设立一个统一的集中存储中心，这样就能够节省不少的人手。同时连接各大部门的纽带，加快应急反应体系，从而方便各大部门及时进行信息的查阅。而在整个集中存储的过程中，文件管理系统也会设置相应的权限管理设置，以防跨部门资料查阅。任何人想要查阅资料的话必须要有密码权限。通过后台系统化管理，文件管理系统可以有效的控制用户的管理、浏览、订阅、编辑以及下载等操作。
检索方便，查询有记录
文件管理系统在管理文件的过程中会对文件进行命名，保障每一份文件都有独立的名称。同时它还设立了专门的检索功能，只要你是通过关键词进行检索还是采用全文搜索，都能够在大批量的文件当中迅速的找到你想要的那份文件。但凡是在文件管理系统中查阅资料的或者是在系统中下载资料的，后台数据库都有记录。可以起到一定的监控作用。不单单如此，对于重要的文档，文档的作者和拥有管理权的用户可以将文档锁定起来，避免文档被随意性的修改。当文档需要解锁的时候也可以随时进行解锁，非常方便。
充分保障文档数据的安全性
文件管理系统可以充分保障文档数据的安全性。系统会对所有的数据库进行备份以及完整数据备份，这样可以起到双重保护。在操作过程中系统可以设定备份时间，只要到时间后即可进行备份。自主性强，安全性高，完全值得企业去选择。
