“无纸化”办公已经成为企业办公管理变革的主要途径，无纸化办公不但可以提升环境监测实验室工作效率，还可以减少纸张使用，增强工作人员环保意识。目前网络技术、终端设备功能和普及程度、软件开发、建设和上网成本、信号覆盖范围等方面取得长足进步，为实现文件管理软件的开发与应用提供了良好的硬件环境。
电子文件管理软件涉及的活动主要包括通过软件系统进行查找文件、基于软件系统进行上传与存储文件、审核文件、删除文件、备份文件、用户和文件权限设置等。在文件查找方面，用户只需要输入相关的关键词，就可以锁定文件的相关信息，从数据库中为用户调取出对应的文件。同样，在文件上传与存储过程中，文件管理软件支持文件的批量存储，并且可以根据存储时间、相关的关键词信息进行文件的自动化分类，实现文件管理的科学化与规范化。
为了实现企业内数据文件信息的安全性管理，文件管理软件支持使用者对不同的文件内容进行授权，可通过文件管理软件中的权限设置来进行。权限设置分两部分，一是用户权限设置，二是文件管理权限设置。通过权限设置，按照管理体系中相关要求，明确每个用户的角色，如授权电子文件审核人、电子文件管理员、哪些是经授权的文件使用者等，甚至具体到哪些文件或文件夹可以授权浏览、下载、打印等。
与常规文件存储方式类似，文件管理软件在一定程度上也存在较大的管理安全风险，比如一旦网络或服务器遭到攻击或破坏，所有信息存在丢失的可能，会给企业造成不可预计的灾难，所以信息安全尤为重要。为了规避电子文件损坏，以及存在一些攻击病毒，电子文件归档前，文件管理人员需要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行核实，并确保无病毒。
总的来说，与纸质文件的管理方式相比文件管理软件具有一定的高效性与灵活性，基于信息化系统可以实现文件管理的自动化分类、快速检索等诸多功能，实现文件的高效化管理。
