文件管理系统可用于创建、发布、查看、销毁以及如何删除或保留文件。设计良好的文件管理系统有助于更轻松地查询和共享文档信息。它以逻辑的方式组织内容，并使整个企业易于创建和呈现标准化内容。其可以帮助组织满足其法律需求，使知识管理达到最小化。它指定了文档生命周期每个阶段的特征，从模板创建到文档创建、审阅、发布、审阅以及最终销毁或归档。
如今，许多人需要使用文件管理系统。随着社会的发展，越来越多的信息流入人们的生活，这些信息很容易忘记，因此需要记录在不同的文件中。因此，拥有一个文件管理系统非常方便。文件管理系统包括文件操作，如搜索、复制、移动、重命名、删除等功能。易于使用的文件管理系统可以帮助节省办公室学习时间，并快速解决一些棘手的文件处理问题。 文件管理系统主要用于管理一些常用的文档和其他信息。对于企业来说，文件是重要的知识资产。在企业中，文件一般以电子文件的形式存在，如Microsoft Doc格式、xls格式、PPT格式、PDF格式、纯文本Txt格式；这些文件可能是流程性质的，也可能是公司正式发布的。它们可能处于准备阶段，也可能已存档，无法修改。
文件管理系统可以通过web浏览器找到并获取所有文档。并为具有不同权限的人提供不同级别的文档。更重要的是为每位员工提供个性化的知识信息门户。授权领导可以根据其业务需要创建文件夹，并可以为此文件分配权限。
文件管理系统主要特点：支持反向授权，禁止组内特定成员用户的权限；具有文件保密控制功能，保护核心文件；完整的文档操作历史记录；提供强大的全文搜索和关键字查询功能；可以搜索office中的文本、PDF、XML、HTML、txt和其他文档；灵活的流程配置和自动审批流程管理；灵活的审批流程配置支持不同的审批方式；按部门和人员支持不同的流程配置；严格按照审批规则进行文件发布和权限申请；多消息提醒功能；待办事项提示和桌面显示；共享和返回文件的消息提醒。
