在信息化技术背景下，源生于计算机环境的电子文件的内容及其关联性与相关的数据类型、格式日趋多元与复杂。传统电子文件管理与应用模式已经不能适应当前的复杂环境。解决问题的根本方法就是完善文件管理软件的功能，推动文件管理软件的创新升级，最大限度利用信息技术实现电子文件全过程在线管理。
为了满足企业的高效化管理，一些专业的软件服务商，很早就开发了一些功能丰富的文件管理软件，但很多文件管理系统并不能完全地实现智能高效。 比如目前大部分企业内部文件都源生于计算机环境，但整个审批、修改及流转过程大都通过人工手段来控制完成。归档则采取“双套制”的集中模式，档案资料以纸质档案与数字档案两种形态存在，这种管理模式，不仅不能实现文件管理的规范化，也增加了文件管理人员的工作压力。
相对来说，现代化的文件管理软件拥有更多的升级，比如一些文件管理软件支持云台操作，即可以实现文件管理的在线化，基于云平台的支持，可以实现文件共享管理的高效化。同时，基于现代化的文件管理软件，也能够实现文件管理工作的协同，既可以实现部门之间文件编辑管理的协同，相关的文件创建者可以设置阅读与编辑的权限，对文件进行共享与协作，进一步提升了文件流转的效率。
当然，目前大多数文件管理软件也可以实现智能化标签分类，即可以根据文件的关键词信息、文件的创建时间、文件的格式、文件的内容大小进行科学分类，便于文件管理人员对文件进行高效地整理。
一套好的信息化解决方案，不仅能满足企业解决当前管理难题的迫切需求，更能为企业的长远发展打下坚实的基础。总的来说，随着信息化的发展与进步，企业在文件管理过程中，需要利用文件管理软件，实现电子文件归档和档案移交的全程线上办理，这样将会大大地推动企业内文件管理的效率，也能够优化企业文件的管理环境。
