在使用电子文件管理系统之前，人们想要查找一个文件，需要利用电脑的查找功能。只有输入与原文件名一模一样的词语才能准确找到目标，有的时候，同名文件众多，还需要打开每一个检索结果，逐次查询。这不仅浪费了大量时间，结果还不见得尽如人意。有的时候，因为一个字符的差异，这个文件就很难找到。如果使用电子文件管理系统的话，情况就完全不同。在管理文件的时候，先给文件标注一个简单容易记忆的关键词，然后将其放置在特定目录之中。后续使用的时候，依靠这个关键词就能找到文件，使用文件。
电子文件管理系统将以网页或者小程序的形式存在，不会给用户的电子设备带来任何内存负担。操作上也非常简单，只需要登录ip地址，进入个人账号中，就可以轻松完成文件管理。它对电脑工作者非常友好，对手机用户也大有裨益。云帆互联这款文件管理系统，可以是实现多种格式、无限层次文件结构。不管是手机还是电脑，在浏览的时候都能完整展现文件。在文件管理系统中检索文件将很快找到目标，它采取精准检索办法，精确到文件的具体内容，文件的属性等。要想使用文件还需先获得权限。在管理系统里，权限是打开文件的钥匙，企业中一些不为外人所知的机密文件可以设置权限，只有管理层人员有机会使用，这方面功能可以保护企业隐私，防止重要文件外泄。
使用电子文件管理系统前后，工作效率有很大改变。以前需要多人办成的事，现在使用一个文件管理系统就够了。它集文件存储、文件编辑、文件共享等为一体，几乎可以满足企业办公中需要的各种文件管理功能。文件管理系统中的文档在线预览功能太棒了，若是找到一个文件，不知道是否为自己所需，可以先预览一下，确定好再去下载。遇到手机内存不足的情况，可以完全在线使用，无需下载。
