文件管理系统的功能标准都包括什么?

作者:云帆互联
时间:2022-08-08 15:21

随着信息化建设的进步,相关企业为满足办公现代化的需要,积极地构建满足企业发展的文件管理系统,实现文件管理的高效化、标准化。在文件管理系统构建过程中,除了能够应对复杂的文件管理工作时,还需要注重突出功能的丰富性,即需要满足一定的功能标准,从而才能够真正地做到文件管理过程的高效与安全。

2021 年 6 月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》,指出在“十四五”期间,文件档案工作亟待数字化转型,提升文件档案工作的治理与服务能力。由此可以看出,从企业长远发展来看,文件管理系统的建立是企业转型变革必要的路径之一,正是基于文件管理系统的建设,才能够提升企业办公管理的信息化水平。

目前,我国政府对于文件管理系统的功能标准制定了详细的规范,其目的就是为了能够给予企业一个完善的建设指导。在最新的文件管理系统管理规范标准中指出,文件管理软件与系统需要支持多次的文件迁移与输出,这就说明,文件管理系统的设计与构建,不能单一地突出文件的保护,还需要实现文件的可追溯性,即能够支持使用者对文件进行查询与导出,也需要对使用者对于文件访问与使用的记录进行追溯保存。

除了能够实现文件可追溯性之外,文件管理的安全性也非常重要。在文件管理系统中,信息安全方面也具有较强的信息技术支持。比如企业所构建的文件管理系统中,会根据文件的保密级别,设置防写只读、防火墙、身份认证和密钥加密等常规安全技术。对于一些重要的单位机构,文件系统中还会加大使用包括签署技术、生物识别技术、操作系统安全内核技术等更多安全技术。

同时,为保障控制一些保密信息的流通范围,文件管理系统可以有针对性地对不同的信息内容分别设置安全级别。例如,对于机密信息,可设置不同的查阅权限,可以采用加密技术、PKI技术或者生物识别技术,保障数据的机密性、完整性。

 

 

 

 

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