拥有了一套文件管理系统，就是拥有了智能化文件处理工具。通过这套系统，可以将手中所有的资料整理一番，只要前期工作做精做细，后期就可以省去大量检索时间、传输时间以及整理时间等。文件管理系统确实方便，只不过在使用的时候还是要把握几项原则，这样可以把文件整理工作做得更好。
文件整理原则是什么？整理文件并非将所有文件一股脑全部整理到文件管理系统中就算成功。当文件数量比较大的时候，管理它们就要讲究一些技巧。首先，可以给自己的文件列一个清单。这个清单中包含文件的各种属性，比如按照事情的轻重缓急进行分类。这些文件有的需要近期处理，有的需要延期处理，有的并不需要处理。按照清单的顺序进行整理，它们分门别类地上传到文件管理系统中，达到提高工作效率的目的。还有按照文件所属部门列清单的情况，这样便于后期为各部门员工用户设置文件使用权限。其次，整理文件的原则是要有明确的指向性。就是，该文件允许哪些部门，哪些用户阅读，允许哪些人借阅等。可以在文件名或者关键词中标注出来。这样会使后续的工作量减少至少一半。
另外，文件管理系统使用原则之三是要有一个非常明确的目录。目录和清单不同，后者就是将所有文件名、关键词列举出来。目录的内容更加详尽，这里可能会出现一些二级或者三级文件。每个文件对应相应部门的职责，有的目录按照文件有效性进行分类，这样也很容易对文件进行整理。文件的整理方式有很多，而这三条整理原则非常重要。如果完全没有规划，直接对文件进行处理，可能会给其他人遗留很多工作。企业中存在人员流动的现象，工作交接做不好会影响进度。如果能有一套行之有效的文件管理方案，并严格执行的话，那工作交接起来就变得轻松。在文件管理系统中的所有文件都可以重新启用，换人不换原则，工作才能持续稳定进行下去。
